Trong hoạt động kinh doanh, hóa đơn không chỉ là chứng từ kế toán mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để xác định nghĩa vụ thuế. Tuy nhiên, không ít kế toán và chủ doanh nghiệp vẫn đang áp dụng những quy định cũ đã hết hiệu lực, dẫn đến những rủi ro pháp lý không đáng có. Một trong những hiểu lầm phổ biến nhất là việc cho rằng bán hàng giá trị thấp thì không cần xuất hóa đơn.
Quy định mới về lập hóa đơn theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP
Trước đây, theo Thông tư 39/2014/TT-BTC, doanh nghiệp được phép không lập hóa đơn cho mỗi lần bán hàng hóa, dịch vụ có tổng giá thanh toán dưới 200.000 đồng nếu người mua không yêu cầu. Tuy nhiên, kể từ khi Nghị định 123/2020/NĐ-CP có hiệu lực, quy định này đã hoàn toàn bị bãi bỏ.
Cụ thể, tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ:
"Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất)..."
Như vậy, hiện nay mọi giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều phải lập hóa đơn, không phân biệt giá trị lớn hay nhỏ (kể cả dưới 200.000 đồng) và không phụ thuộc vào việc người mua có lấy hóa đơn hay không.
Những trường hợp thực sự không phải lập hóa đơn
Mặc dù nguyên tắc chung là phải lập hóa đơn, nhưng pháp luật vẫn quy định một số trường hợp đặc thù không phải lập hóa đơn mà sử dụng các chứng từ khác để hạch toán:
1. Luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất
Theo quy định tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất thì không phải lập hóa đơn. Ví dụ: Xuất vải từ kho để đưa vào phân xưởng may thành phẩm.
2. Góp vốn bằng tài sản để thành lập doanh nghiệp
Tại điểm e khoản 3 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trường hợp góp vốn bằng tài sản của tổ chức, cá nhân kinh doanh tại Việt Nam để thành lập doanh nghiệp thì không phải lập hóa đơn. Thay vào đó, doanh nghiệp sử dụng biên bản chứng nhận góp vốn, biên bản giao nhận tài sản và hồ sơ nguồn gốc tài sản.
3. Điều chuyển tài sản nội bộ trong một số trường hợp
Theo điểm g khoản 3 Điều 13 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, không phải lập hóa đơn khi:
- Điều chuyển tài sản giữa các đơn vị thành viên hạch toán phụ thuộc trong cùng một tổ chức.
- Tài sản điều chuyển khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập hoặc chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.
Trong các trường hợp này, tổ chức chỉ cần có lệnh điều chuyển tài sản kèm theo bộ hồ sơ nguồn gốc tài sản.
Lời khuyên cho doanh nghiệp
Việc không lập hóa đơn đúng quy định có thể dẫn đến bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Doanh nghiệp cần rà soát lại quy trình bán hàng, đảm bảo mọi giao dịch đều được xuất hóa đơn điện tử kịp thời, kể cả đối với khách hàng lẻ không lấy hóa đơn, để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật cao nhất.