Trong hoạt động kinh doanh của các công ty cổ phần, việc khách hàng trả lại hàng hóa do không đúng quy cách, phẩm chất hoặc chủng loại là tình huống khó tránh khỏi. Tuy nhiên, không ít kế toán và chủ doanh nghiệp vẫn lúng túng trong việc xử lý hóa đơn đối với các khoản giảm trừ doanh thu này. Việc nắm vững quy định về hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật mà còn tránh được các rủi ro về thuế không đáng có.
Bên bán có bắt buộc phải xuất hóa đơn khi bị trả lại hàng không?
Nhiều người lầm tưởng rằng khi khách hàng trả lại hàng thì chỉ cần hủy bỏ giao dịch là xong. Tuy nhiên, theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc hoàn trả hàng hóa vẫn thuộc trường hợp phải lập hóa đơn.
Cụ thể, tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rõ:
"Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp... xuất hàng hoá dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hoá)..."
Như vậy, dù khách hàng trả lại toàn bộ hay chỉ một phần hàng hóa, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện các thủ tục về hóa đơn theo đúng quy định để ghi nhận chính xác doanh thu và thuế giá trị gia tăng (GTGT).
Quy trình lập hóa đơn hàng bán bị trả lại mới nhất
Tùy vào đối tượng khách hàng và tình trạng kê khai thuế, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương án xử lý phù hợp theo hướng dẫn tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Trường hợp 1: Khách hàng là doanh nghiệp, hộ kinh doanh có sử dụng hóa đơn
Khi khách hàng trả lại hàng, người mua sẽ thực hiện xuất hóa đơn trả lại hàng cho người bán. Trên hóa đơn phải ghi rõ trả lại hàng hóa cho hóa đơn số bao nhiêu, ký hiệu nào, ngày tháng năm nào. Căn cứ vào hóa đơn này, bên bán thực hiện kê khai giảm doanh thu và thuế đầu ra, bên mua kê khai giảm thuế đầu vào tương ứng.
Trường hợp 2: Khách hàng là cá nhân không có hóa đơn
Đối với khách hàng cá nhân, việc xử lý sẽ phức tạp hơn một chút và chia thành hai hướng:
- Trả lại một phần hàng hóa: Doanh nghiệp thực hiện xuất hóa đơn điều chỉnh giảm cho hóa đơn đã lập trước đó. Theo điểm e khoản 1 Điều 7 Thông tư 78/2021/TT-BTC, giá trị điều chỉnh giảm phải được ghi dấu âm (-) đúng với thực tế.
- Trả lại toàn bộ hàng hóa: Doanh nghiệp thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Lưu ý quan trọng về kê khai thuế GTGT
Việc kê khai thuế sau khi xử lý hóa đơn hàng trả lại phụ thuộc vào thời điểm phát hiện sai sót. Nếu doanh nghiệp đã kê khai hóa đơn ban đầu, khi phát sinh hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, kế toán cần thực hiện kê khai bổ sung vào kỳ đã kê khai ban đầu để đảm bảo tính thống nhất của dữ liệu thuế.
Tóm lại, việc xử lý hàng bán bị trả lại đòi hỏi sự cẩn trọng và chính xác trong khâu lập chứng từ. Doanh nghiệp nên chủ động lập văn bản thỏa thuận ghi rõ lý do trả hàng trước khi thực hiện các bước điều chỉnh hóa đơn để có căn cứ pháp lý vững chắc khi giải trình với cơ quan thuế.