Trong các chiến dịch xúc tiến thương mại, việc tặng quà hoặc giảm giá sâu là tuyệt chiêu giúp doanh nghiệp bùng nổ doanh số. Tuy nhiên, đằng sau những món quà "miễn phí" cho khách hàng là những quy định khắt khe về hóa đơn và thuế mà kế toán công ty cổ phần không được phép lơ là. Vậy lập hóa đơn điện tử khi bán hàng khuyến mại thế nào cho đúng luật?
1. Tặng hàng khuyến mại: Có bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử?
Nhiều doanh nghiệp lầm tưởng rằng vì khách hàng không phải trả tiền nên không cần lập hóa đơn. Đây là một sai lầm phổ biến có thể dẫn đến các án phạt hành chính nặng nề. Căn cứ theo quy định tại Điều 90 Luật Quản lý thuế 2019, nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử được nêu rõ:
"Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua theo định dạng chuẩn dữ liệu và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế, pháp luật về kế toán, không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ."
Cụ thể hơn đối với các trường hợp đặc thù, khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã khẳng định:
"Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng...)"
Như vậy, dù là hàng tặng kèm không thu tiền, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử theo đúng định dạng chuẩn của cơ quan thuế.
2. Hướng dẫn lập hóa đơn điện tử cho hàng khuyến mại "chuẩn chỉnh"
Để việc hạch toán và kê khai thuế diễn ra suôn sẻ, kế toán công ty cổ phần cần thực hiện các bước lập hóa đơn trên phần mềm như sau:
- Thông tin khách hàng: Nhập đầy đủ và chính xác thông tin người mua hàng như giao dịch thông thường.
- Tên hàng hóa: Ghi rõ tên sản phẩm kèm theo dòng chữ "Hàng khuyến mại không thu tiền".
- Đơn giá và thành tiền: Đối với hàng khuyến mại đúng quy định, kế toán thực hiện chỉnh đơn giá về bằng 0.
3. Giá tính thuế bằng 0: Điều kiện cần và đủ
Một trong những ưu đãi lớn nhất khi thực hiện khuyến mại đúng luật là giá tính thuế GTGT sẽ được xác định bằng không (0). Theo hướng dẫn tại Thông tư 219/2013/TT-BTC, giá tính thuế đối với hàng khuyến mại được quy định như sau:
- Trường hợp đúng quy định: Nếu chương trình khuyến mại được thực hiện theo đúng trình tự, thủ tục của pháp luật về thương mại (đã thông báo hoặc đăng ký với Sở Công Thương), giá tính thuế GTGT được xác định bằng 0.
- Trường hợp sai quy định: Nếu doanh nghiệp tự ý khuyến mại mà không thực hiện thủ tục thông báo, cơ quan thuế sẽ yêu cầu kê khai và nộp thuế như trường hợp tiêu dùng nội bộ hoặc biếu tặng thông thường.
Lời khuyên từ chuyên gia: Trước khi tung ra bất kỳ chương trình quà tặng nào, bộ phận pháp chế hoặc kế toán cần đảm bảo hồ sơ thông báo khuyến mại đã được gửi đến cơ quan chức năng. Đây là "lá bùa hộ mệnh" giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí thuế một cách hợp pháp.
Hy vọng bài viết đã giúp bạn nắm vững cách lập hóa đơn điện tử khi bán hàng khuyến mại. Nếu còn bất kỳ vướng mắc nào về thủ tục thuế trong công ty cổ phần, hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn chuyên sâu.