Quy định về việc lập hóa đơn đối với hàng biếu, tặng, trả lương
Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, khi doanh nghiệp xuất hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi hoặc trả lương cho người lao động thì bắt buộc phải lập hóa đơn. Đây là điểm quan trọng mà các doanh nghiệp cần lưu ý để tránh các rủi ro về thuế.
Cụ thể, tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định: Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ...).
Cách ghi các chỉ tiêu trên hóa đơn
Đối với các doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, khi lập hóa đơn cho các trường hợp này, kế toán thực hiện như sau:
- Tên hóa đơn: Sử dụng hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) hoặc hóa đơn bán hàng tùy theo phương pháp tính thuế của doanh nghiệp.
- Giá tính thuế: Theo quy định tại Thông tư 219/2013/TT-BTC, giá tính thuế đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này.
- Thuế suất: Ghi đúng mức thuế suất quy định cho mặt hàng đó.
Những lưu ý quan trọng về giá trị hóa đơn
Trong thực tế triển khai, doanh nghiệp cần phân biệt hai trường hợp dựa trên giá trị của hàng hóa, dịch vụ:
Trường hợp giá trị từ 200.000 đồng trở lên
Nếu giá trị hàng hóa, dịch vụ cho mỗi lần biếu, tặng hoặc trả lương cho một cá nhân từ 200.000 đồng trở lên, doanh nghiệp phải lập hóa đơn riêng cho từng người nhận. Điều này đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng đối chiếu khi cơ quan thuế kiểm tra.
Trường hợp giá trị dưới 200.000 đồng
Đối với các món quà nhỏ hoặc khoản trả lương bằng sản phẩm có giá trị dưới 200.000 đồng, để đơn giản hóa thủ tục hành chính, doanh nghiệp có thể lập chung một hóa đơn vào cuối ngày. Tuy nhiên, hóa đơn này phải đi kèm với bảng kê danh sách chi tiết những người đã nhận quà hoặc sản phẩm.
Kết luận và lời khuyên
Việc tuân thủ đúng quy định về lập hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong sổ sách kế toán mà còn tránh được các khoản phạt vi phạm hành chính về hóa đơn và thuế. Kế toán cần cập nhật thường xuyên các văn bản hướng dẫn từ Nghị định 123/2020/NĐ-CP để thực hiện chính xác.