Trong kỷ nguyên số hóa, việc thực hiện các thủ tục hành chính đang dần chuyển dịch từ giấy tờ truyền thống sang môi trường điện tử. Một trong những bước tiến quan trọng nhất chính là dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Vậy thủ tục này được thực hiện như thế nào và mang lại lợi ích gì cho người dân? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là gì?
Theo quy định tại khoản 9 Điều 3 Nghị định 45/2020/NĐ-CP, khái niệm này được định nghĩa cụ thể như sau:
"Chứng thực bản sao điện tử từ bản chính: là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính."
Điểm đáng chú ý là bản sao điện tử này có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong hầu hết các giao dịch dân sự và hành chính, giúp loại bỏ nỗi lo thất lạc hoặc hư hỏng giấy tờ gốc.
Thẩm quyền và giá trị pháp lý
Căn cứ vào Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, thẩm quyền chứng thực được phân cấp rõ ràng:
- Phòng Tư pháp cấp huyện: Chứng thực các giấy tờ do cơ quan Việt Nam hoặc nước ngoài cấp, văn bản liên kết quốc tế.
- Ủy ban nhân dân cấp xã: Chứng thực các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận.
Việc nắm rõ thẩm quyền giúp người dân chủ động hơn trong việc lựa chọn nơi thực hiện thủ tục, tránh mất thời gian đi lại không cần thiết.
Hướng dẫn quy trình 6 bước đặt lịch trực tuyến
Để tối ưu hóa thời gian, người dân có thể đặt lịch hẹn trước thông qua Cổng Dịch vụ công quốc gia theo hướng dẫn tại Điều 10 Nghị định 45/2020/NĐ-CP:
- Bước 1: Truy cập địa chỉ dichvucong.gov.vn và chọn mục "Dịch vụ công nổi bật".
- Bước 2: Tìm kiếm thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính.
- Bước 3: Chọn cơ quan thực hiện (UBND cấp xã hoặc Phòng Tư pháp cấp huyện).
- Bước 4: Lựa chọn loại giấy tờ và khung giờ hẹn phù hợp với lịch trình cá nhân.
- Bước 5: Xác nhận đặt lịch và nhận mã hẹn qua tin nhắn SMS.
- Bước 6: Đến cơ quan theo đúng lịch hẹn, mang theo bản chính để đối chiếu và nộp lệ phí.
Lợi ích vượt trội của bản sao điện tử
Thay vì phải mang theo một xấp hồ sơ giấy cồng kềnh, giờ đây người dân chỉ cần cung cấp bản sao điện tử đã được ký số. Kết quả chứng thực sẽ được gửi trực tiếp vào Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân trên Cổng dịch vụ công. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu chi phí in ấn mà còn tăng cường tính minh bạch, chính xác trong quản lý hành chính nhà nước.
Nếu bạn vẫn còn băn khoăn về quy trình thực hiện hoặc cần hỗ trợ về các quy định tại Nghị định 45/2020/NĐ-CP và Nghị định 23/2015/NĐ-CP, hãy liên hệ ngay với các chuyên gia pháp lý để được tư vấn kịp thời.