Trong bối cảnh nền kinh tế ngày càng khắt khe về tính tuân thủ, việc quản lý nhân sự không chỉ dừng lại ở tuyển dụng hay đào tạo. Đối với mỗi doanh nghiệp, việc nắm vững "chiếc đồng hồ pháp lý" về lao động và bảo hiểm là yếu tố sống còn để duy trì hoạt động ổn định và tránh những rủi ro pháp lý đáng tiếc. Chỉ cần một sơ suất nhỏ trong việc chậm báo cáo hay quên ký gia hạn hợp đồng, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với các mức xử phạt hành chính không hề nhỏ.
Những cột mốc "vàng" trong quản lý lao động doanh nghiệp cần nhớ
Theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn, doanh nghiệp có trách nhiệm thực hiện hàng loạt các công việc hành chính định kỳ và phát sinh. Một trong những nhiệm vụ đầu tiên là lập sổ quản lý lao động trong vòng 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Bên cạnh đó, các vấn đề về hợp đồng và thử việc cũng cần được đặc biệt lưu tâm:
- Thông báo kết quả thử việc: Phải được thực hiện ngay khi kết thúc thời gian thử việc theo Điều 27 Bộ luật Lao động 2019.
- Ký gia hạn hợp đồng: Doanh nghiệp có 30 ngày kể từ ngày hợp đồng cũ hết hạn để tiến hành ký kết hợp đồng mới, căn cứ điểm a khoản 2 Điều 20 Bộ luật Lao động 2019.
- Báo cáo sử dụng lao động: Đây là nghĩa vụ định kỳ quan trọng. Doanh nghiệp phải báo cáo trước ngày 05/6 và 05/12 hằng năm theo quy định tại Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP.
Đối với các doanh nghiệp có sử dụng lao động nước ngoài, thời hạn đề nghị cấp Giấy phép lao động là chậm nhất 15 ngày làm việc trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc, theo khoản 1 Điều 11 Nghị định 152/2020/NĐ-CP.
Ngoài ra, các báo cáo về an toàn vệ sinh lao động và tai nạn lao động cũng có những thời hạn khắt khe:
- Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động: 6 tháng đầu năm gửi trước ngày 05/7; báo cáo năm gửi trước ngày 10/01 năm sau theo khoản 1 Điều 24 Nghị định 39/2016/NĐ-CP.
- Báo cáo y tế lao động: Thực hiện theo khoản 3 Điều 10 Thông tư 19/2016/TT-BYT với thời hạn tương tự báo cáo tai nạn lao động.
Thời hạn thực hiện các thủ tục bảo hiểm: Sai một ly, đi một dặm
Bảo hiểm xã hội (BHXH) không chỉ là quyền lợi của người lao động mà còn là trách nhiệm pháp lý của người sử dụng lao động. Theo Luật Bảo hiểm xã hội 2014 và Luật Việc làm 2013, doanh nghiệp phải đăng ký tham gia BHXH, bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và bảo hiểm y tế (BHYT) trong vòng 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động.
"Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày giao kết hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc tuyển dụng, người sử dụng lao động có trách nhiệm lập hồ sơ tham gia bảo hiểm xã hội cho người lao động."
Việc đóng tiền bảo hiểm hằng tháng cũng cần được thực hiện chậm nhất đến ngày cuối cùng của tháng. Ngoài ra, doanh nghiệp cần lưu ý các mốc báo cáo định kỳ khác như báo cáo tình hình tham gia BHTN của năm trước phải gửi trước ngày 15/01 hằng năm theo khoản 7 Điều 32 Nghị định 28/2015/NĐ-CP.
Việc tuân thủ nghiêm ngặt các mốc thời gian này không chỉ giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, uy tín trong mắt người lao động mà còn là lá chắn vững chắc trước các đợt thanh tra, kiểm tra của cơ quan chức năng. Hãy luôn cập nhật lịch pháp lý để đảm bảo doanh nghiệp của bạn luôn vận hành đúng luật và an toàn.