Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc quản lý và cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) đã có những thay đổi căn bản. Không còn là những cuốn chứng từ giấy mua tại cơ quan thuế, hiện nay doanh nghiệp phải thực hiện theo hình thức điện tử. Vậy quy định cụ thể ra sao và doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì?

1. Khi nào doanh nghiệp phải cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN?

Theo quy định tại Điều 25 Thông tư 111/2013/TT-BTC, tổ chức, cá nhân trả thu nhập đã khấu trừ thuế phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Tuy nhiên, có một số trường hợp ngoại lệ cần lưu ý:

• Cá nhân ủy quyền quyết toán thuế: Nếu cá nhân đã ủy quyền cho doanh nghiệp quyết toán thay thì doanh nghiệp không cấp chứng từ khấu trừ.
• Cá nhân không ký hợp đồng lao động (HĐLĐ) hoặc ký HĐLĐ dưới 03 tháng: Cá nhân có quyền yêu cầu cấp chứng từ cho mỗi lần khấu trừ hoặc một chứng từ cho nhiều lần khấu trừ trong một kỳ tính thuế.
• Cá nhân ký HĐLĐ từ 03 tháng trở lên: Doanh nghiệp chỉ cấp 01 chứng từ khấu trừ cho cá nhân trong một kỳ tính thuế.

2. Chuyển đổi sang chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử

Kể từ ngày 01/07/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, các tổ chức chi trả thu nhập bắt buộc phải chuyển sang sử dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử. Việc này giúp giảm bớt thủ tục hành chính và dễ dàng hơn trong việc lưu trữ, tra cứu.

"Chứng từ điện tử là các loại chứng từ, biên lai được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ thuế cấp cho người nộp thuế hoặc do tổ chức thu thuế, phí, lệ phí cấp cho người nộp bằng phương tiện điện tử theo quy định của pháp luật phí, lệ phí, pháp luật thuế."

3. Nội dung bắt buộc trên chứng từ khấu trừ thuế

Dựa trên Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, một chứng từ hợp lệ phải bao gồm các thông tin sau:

• Tên chứng từ, ký hiệu mẫu, ký hiệu chứng từ và số thứ tự.
• Thông tin người trả thu nhập: Tên, địa chỉ, mã số thuế.
• Thông tin người nộp thuế: Tên, mã số thuế (hoặc số định danh/CCCD), quốc tịch.
• Khoản thu nhập, thời điểm chi trả, tổng thu nhập chịu thuế, số thuế đã khấu trừ.
• Chữ ký số của bên trả thu nhập.

4. Thủ tục đăng ký sử dụng chứng từ điện tử

Khác với trước đây phải nộp hồ sơ giấy lên Phòng ấn chỉ, hiện nay doanh nghiệp thực hiện đăng ký qua các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp không cần gửi mẫu chứng từ đến cơ quan thuế mà tự xây dựng hệ thống phần mềm để sử dụng, đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định.

Lời khuyên pháp lý: Doanh nghiệp nên chủ động rà soát danh sách người lao động nghỉ việc hoặc không ủy quyền quyết toán để cấp chứng từ kịp thời, tránh gây khó khăn cho cá nhân khi tự đi quyết toán thuế tại cơ quan thuế, đồng thời đảm bảo tính minh bạch trong quản lý tài chính của đơn vị.