Trong quá trình vận hành doanh nghiệp, việc điều chỉnh tiền lương, phụ cấp hay các khoản bổ sung khác cho người lao động là hoạt động diễn ra thường xuyên. Đi kèm với sự thay đổi về thu nhập này là nghĩa vụ điều chỉnh mức đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc để đảm bảo quyền lợi tối đa cho người lao động cũng như tuân thủ đúng quy định của pháp luật. Đặc biệt, kể từ khi Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP chính thức đi vào cuộc sống, các quy định về căn cứ đóng, tỷ lệ đóng và quy trình thực hiện đã có những điểm mới rất đáng lưu ý.

Bài viết dưới đây của Hệ thống pháp luật sẽ hướng dẫn chi tiết cho quý doanh nghiệp và người lao động về hồ sơ, thủ tục điều chỉnh mức đóng BHXH mới nhất áp dụng trong năm 2026.

1. Khi nào doanh nghiệp phải làm thủ tục điều chỉnh mức đóng BHXH?

Theo quy định tại Quyết định 595/QĐ-BHXH (được sửa đổi, bổ sung bởi các quyết định của BHXH Việt Nam) và hướng dẫn tại Quyết định 896/QĐ-BHXH, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục điều chỉnh đóng BHXH (báo tăng/giảm lao động hoặc điều chỉnh mức đóng) trong các trường hợp sau:

• Tăng mới lao động: Ký hợp đồng lao động mới với người lao động thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.
• Báo giảm lao động: Người lao động chuyển đi, xin nghỉ việc, chấm dứt hợp đồng lao động hoặc hợp đồng làm việc.
• Nghỉ hưởng chế độ: Người lao động nghỉ việc hưởng chế độ hưu trí, bảo lưu thời gian đóng, hoặc nghỉ ốm đau, thai sản từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng.
• Nghỉ không lương: Người lao động nghỉ việc không hưởng tiền lương, tạm hoãn thực hiện hợp đồng lao động, ngừng việc không hưởng lương từ 14 ngày làm việc trở lên trong tháng.
• Điều chỉnh mức đóng: Người lao động có sự thay đổi về tiền lương, phụ cấp lương hoặc các khoản bổ sung khác làm căn cứ đóng BHXH (tăng hoặc giảm lương).

Như vậy, bất kỳ khi nào có sự thay đổi về mức lương ghi trên hợp đồng lao động (thỏa thuận trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương), doanh nghiệp đều phải chủ động lập hồ sơ điều chỉnh gửi cơ quan BHXH quản lý trực tiếp.

2. Thành phần hồ sơ điều chỉnh mức đóng BHXH năm 2026

Để thực hiện điều chỉnh mức đóng BHXH cho người lao động khi thay đổi tiền lương, doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau:

Đối với người lao động:

• Trường hợp người lao động đã có mã số BHXH: Chỉ cần cung cấp mã số BHXH cho doanh nghiệp để thực hiện kê khai.
• Trường hợp người lao động chưa có mã số BHXH (hoặc tra cứu không thấy thông tin): Lập Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).

Đối với đơn vị sử dụng lao động (Doanh nghiệp):

• Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN (Mẫu D02-LT): Đây là biểu mẫu quan trọng nhất để doanh nghiệp kê khai danh sách những người lao động có sự thay đổi về mức lương đóng bảo hiểm.
• Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS): Dùng để tổng hợp các giấy tờ, hồ sơ làm căn cứ điều chỉnh (như Quyết định tăng lương, Hợp đồng lao động mới, Phụ lục hợp đồng lao động...).

3. Trình tự và thủ tục thực hiện điều chỉnh mức đóng BHXH

Quy trình điều chỉnh mức đóng BHXH hiện nay đã được tối giản hóa tối đa thông qua hệ thống giao dịch điện tử. Doanh nghiệp thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Lập và nộp hồ sơ

Doanh nghiệp tiến hành thu thập thông tin từ người lao động, lập các biểu mẫu Mẫu D02-LT và Mẫu D01-TS trên phần mềm kê khai BHXH điện tử (hoặc cổng dịch vụ công). Sau đó, thực hiện ký số và gửi hồ sơ đến cơ quan BHXH bằng một trong các hình thức:

• Giao dịch điện tử: Gửi trực tiếp qua Cổng Dịch vụ công của BHXH Việt Nam, qua tổ chức cung cấp dịch vụ I-VAN hoặc qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Đây là phương thức phổ biến và nhanh chóng nhất hiện nay.
• Dịch vụ bưu chính: Gửi hồ sơ giấy qua bưu điện (áp dụng cho các đơn vị chưa đủ điều kiện giao dịch điện tử).
• Nộp trực tiếp: Nộp tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ của cơ quan BHXH cấp tỉnh, cấp huyện hoặc tại Trung tâm Phục vụ Hành chính công các cấp.

Bước 2: Cơ quan BHXH tiếp nhận và giải quyết

Cơ quan BHXH tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra tính hợp lệ của các thông tin kê khai đối chiếu với cơ sở dữ liệu quản lý.

Bước 3: Nhận kết quả giải quyết

Doanh nghiệp nhận kết quả giải quyết từ cơ quan BHXH theo hình thức đã đăng ký (nhận thông báo điện tử hoặc văn bản giấy). Cơ quan BHXH sẽ ghi nhận kết quả điều chỉnh tăng/giảm tiền lương đóng bảo hiểm vào cơ sở dữ liệu hệ thống.

Thời hạn giải quyết:

• Không quá 03 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ theo quy định đối với trường hợp điều chỉnh tăng tiền lương đã đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN.
• Không quá 05 ngày đối với các trường hợp điều chỉnh giảm tiền lương hoặc các trường hợp còn lại.

4. Cập nhật tỷ lệ đóng BHXH, BHYT, BHTN mới nhất năm 2026

Căn cứ quy định tại Điều 32, Điều 33 và Điều 34 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, kết hợp với các quy định về BHYT và BHTN hiện hành, tỷ lệ đóng các loại bảo hiểm bắt buộc tính trên quỹ lương của người lao động Việt Nam tại doanh nghiệp trong năm 2026 được quy định cụ thể như sau:

(*) Ghi chú: Riêng đối với doanh nghiệp hoạt động trong các ngành nghề có nguy cơ cao về tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, nếu đủ điều kiện theo quy định của pháp luật, có văn bản đề nghị và được Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội chấp thuận thì được áp dụng mức đóng vào quỹ BHTNLĐ-BNN thấp hơn là 0.3% (tổng mức đóng của doanh nghiệp giảm xuống còn 21.3% và tổng mức đóng của cả hai bên là 31.8%).

5. Những lưu ý quan trọng khi điều chỉnh mức đóng BHXH

Khi thực hiện điều chỉnh mức đóng BHXH cho người lao động, bộ phận nhân sự và kế toán doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các nguyên tắc pháp lý sau:

• Giới hạn mức tiền lương đóng BHXH: Theo quy định tại khoan 1 Điều 31 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, tiền lương tháng làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp nhất bằng mức tham chiếu và cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu tại thời điểm đóng. Do đó, mức lương điều chỉnh không được nằm ngoài khoảng giới hạn này.
• Thời điểm nộp hồ sơ: Doanh nghiệp cần nộp hồ sơ điều chỉnh ngay trong tháng có sự thay đổi về tiền lương của người lao động. Việc chậm trễ nộp hồ sơ có thể dẫn đến việc phải truy thu, truy đóng tiền bảo hiểm và phát sinh lãi chậm đóng theo quy định tại Điều 8 Nghị định 158/2025/NĐ-CP.
• Tính trung thực và chính xác: Mức lương làm căn cứ đóng BHXH phải khớp với mức lương thực tế được thỏa thuận trên hợp đồng lao động và bảng lương thực tế của doanh nghiệp. Mọi hành vi trốn đóng, đóng không đúng mức quy định đều là hành vi vi phạm pháp luật và sẽ bị xử lý nghiêm khắc theo quy định hành chính hoặc hình sự.

Hy vọng những hướng dẫn chi tiết trên đây sẽ giúp các doanh nghiệp chủ động và dễ dàng hơn trong việc thực hiện thủ tục điều chỉnh mức đóng BHXH cho người lao động, đảm bảo sự minh bạch và tuân thủ pháp luật tối đa trong hoạt động quản trị nhân sự.