Nhằm đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính và tạo điều kiện thuận lợi cho các hoạt động hợp tác, giao lưu quốc tế, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định 30/2026/QĐ-TTg về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam. Văn bản này chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 24/7/2026, thay thế cho Quyết định 06/2020/QĐ-TTg trước đây.

Một trong những điểm mới đột phá và được dư luận đặc biệt quan tâm tại quyết định này là việc nới lỏng cơ chế quản lý thông qua quy định miễn thủ tục xin phép tổ chức đối với 3 nhóm trường hợp hội nghị, hội thảo quốc tế cụ thể. Đây được xem là bước tiến lớn giúp giảm bớt gánh nặng hành chính cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, đồng thời thúc đẩy tiến trình hội nhập quốc tế sâu rộng của Việt Nam.

Hội nghị quốc tế sang trọng và chuyên nghiệp tại Việt Nam (ảnh minh họa)

Chi tiết 3 nhóm trường hợp được miễn thủ tục xin phép tổ chức

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 6 Quyết định 30/2026/QĐ-TTg, các hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc một trong các trường hợp sau đây sẽ không phải thực hiện thủ tục xin phép tổ chức quy định tại Điều 7 và Điều 8 của Quyết định này:

• Nhóm 1: Các trường hợp được miễn thủ tục xin phép theo quy định liên quan tại các văn bản quy phạm pháp luật do Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội hoặc Chính phủ ban hành. Quy định này đảm bảo tính thống nhất, đồng bộ của hệ thống pháp luật, tránh chồng chéo giữa các văn bản pháp lý khác nhau.
• Nhóm 2: Hội nghị, hội thảo quốc tế là hoạt động chính thức trong đề án, chương trình, kế hoạch đón đoàn thăm, làm việc đã được các cơ quan hành chính nhà nước phê duyệt. Điều kiện đi kèm là tại thời điểm phê duyệt đề án, chương trình, kế hoạch đón đoàn, đơn vị tổ chức đã cung cấp đầy đủ thông tin dự kiến về chủ đề, thời gian, địa điểm, thành phần tham dự và nguồn kinh phí tổ chức.
• Nhóm 3: Hội nghị, hội thảo quốc tế là hợp phần trong văn kiện chương trình, dự án, phi dự án đã được các cơ quan hành chính nhà nước phê duyệt. Tương tự nhóm 2, tại thời điểm phê duyệt văn kiện, các thông tin dự kiến về mục đích, nội dung, thời gian, địa điểm, diễn giả nước ngoài, thành phần tham dự và nguồn kinh phí tổ chức phải được thể hiện rõ ràng.

Việc miễn trừ này giúp các đơn vị chủ động hơn trong khâu chuẩn bị, không phải chờ đợi phê duyệt nhiều lần cho cùng một nội dung đã được cơ quan nhà nước có thẩm quyền thông qua trước đó trong các chương trình, dự án tổng thể.

Diễn giả nước ngoài trình bày tại một hội thảo quốc tế tại Việt Nam (ảnh minh họa)

Nghĩa vụ thông báo bắt buộc: Không xin phép nhưng vẫn phải báo cáo

Mặc dù được miễn thủ tục xin phép tổ chức, các đơn vị tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cần đặc biệt lưu ý rằng quyền lợi đi kèm với trách nhiệm quản lý. Để phục vụ công tác phối hợp, giám sát và bảo đảm an ninh, trật tự, khoản 2 Điều 6 Quyết định 30/2026/QĐ-TTg đặt ra yêu cầu bắt buộc về việc thông báo bằng văn bản.

Cụ thể, đơn vị tổ chức phải gửi thông báo bằng văn bản đến các cơ quan sau:

1. Cơ quan có thẩm quyền cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế quy định tại Điều 5 Quyết định 30/2026/QĐ-TTg (bao gồm các Bộ, cơ quan ngang Bộ hoặc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tùy thuộc vào chủ thể tổ chức).
2. Bộ Công an.
3. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi hội nghị, hội thảo quốc tế được tổ chức theo hình thức trực tiếp.

Thời hạn gửi thông báo: Ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày dự kiến tổ chức hội nghị, hội thảo.

Nội dung văn bản thông báo cần những gì?

Để đảm bảo tính hợp lệ, văn bản thông báo của đơn vị tổ chức phải thể hiện đầy đủ và chi tiết các thông tin sau:

"...Văn bản thông báo cần nêu rõ tên hội nghị, hội thảo; thành phần tham gia tổ chức; thời gian; địa điểm; chương trình; số lượng và thành phần đại biểu tham dự; nguồn kinh phí; danh sách báo cáo viên, diễn giả nước ngoài, gồm họ tên, quốc tịch, trình độ chuyên môn, chức danh, nơi công tác, trường hợp báo cáo viên, diễn giả nước ngoài nhập cảnh vào Việt Nam thì cung cấp thêm ngày sinh và số hộ chiếu."

Quy định chi tiết về thông tin của diễn giả nước ngoài (đặc biệt là ngày sinh và số hộ chiếu khi nhập cảnh) là cơ sở quan trọng để các cơ quan chức năng thực hiện công tác rà soát, hỗ trợ thủ tục xuất nhập cảnh và bảo đảm an ninh an toàn cho sự kiện.

Xử lý các trường hợp điều chỉnh thông tin sự kiện

Một điểm mới đáng chú ý khác được quy định tại khoản 3 Điều 6 Quyết định 30/2026/QĐ-TTg là việc xử lý khi có sự thay đổi, điều chỉnh thông tin đối với các hội nghị, hội thảo thuộc nhóm 2 và nhóm 3 nêu trên. Khi phát sinh thay đổi, đơn vị tổ chức phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định tại Điều 10 Quyết định 30/2026/QĐ-TTg:

• Phải làm thủ tục xin phép lại từ đầu nếu thay đổi chủ đề, nội dung chính hoặc chuyển địa điểm tổ chức trực tiếp đến các xã, phường, đặc khu trọng điểm về quốc phòng, an ninh.
• Phải lấy ý kiến Bộ Công an ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tổ chức nếu thay đổi hoặc bổ sung báo cáo viên, diễn giả nước ngoài (hoặc đại diện tổ chức nước ngoài). Đơn vị chỉ được thực hiện điều chỉnh nếu Bộ Công an không có ý kiến khác muộn nhất 02 ngày làm việc trước ngày diễn ra sự kiện.
• Phải thông báo bằng văn bản ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tổ chức đến cơ quan có thẩm quyền, Bộ Công an và UBND cấp tỉnh nếu thay đổi thời gian, địa điểm thông thường hoặc bổ sung thành phần đại biểu nước ngoài.

Việc nắm vững các quy định mới tại Quyết định 30/2026/QĐ-TTg sẽ giúp các cơ quan, tổ chức chủ động xây dựng kế hoạch, tối ưu hóa quy trình chuẩn bị và đảm bảo các sự kiện quốc tế diễn ra thành công, đúng pháp luật.