Kể từ ngày 01/7/2026, bức tranh pháp lý về quản lý thuế và hóa đơn tại Việt Nam có sự chuyển dịch mạnh mẽ với việc chính thức áp dụng Thông tư 91/2026/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành. Văn bản mới này thay thế hoàn toàn cho Thông tư 32/2025/TT-BTC trước đây, mang đến những chế tài nghiêm khắc hơn nhằm siết chặt quản lý, phòng chống gian lận hóa đơn.

Một trong những nội dung cốt lõi mà mọi chủ doanh nghiệp, hộ kinh doanh và kế toán bắt buộc phải nằm lòng là quy định tại khoản 1 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC về 11 trường hợp bị ngừng hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử. Việc bị ngừng sử dụng hóa đơn đồng nghĩa với việc doanh nghiệp bị "tê liệt" hoạt động bán hàng và xuất hóa đơn, gây thiệt hại khôn lường về uy tín và doanh thu.

Chi Tiết 11 Trường Hợp Bị Ngừng, Tạm Ngừng Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử

Theo quy định mới, cơ quan thuế sẽ thực hiện ngừng hoặc tạm ngừng quyền sử dụng hóa đơn điện tử của người nộp thuế trong các trường hợp cụ thể sau:

1. Người nộp thuế chấm dứt hiệu lực mã số thuế: Khi doanh nghiệp giải thể, phá sản hoặc chấm dứt hoạt động, mã số thuế bị đóng đồng nghĩa với việc hệ thống tự động khóa quyền xuất hóa đơn.
2. Người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký: Qua công tác xác minh, nếu cơ quan thuế phát hiện doanh nghiệp không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký kinh doanh và không khai báo thay đổi, quyền sử dụng hóa đơn sẽ bị đình chỉ ngay lập tức để ngăn chặn hành vi mua bán hóa đơn "ma".
3. Người nộp thuế tạm ngừng kinh doanh: Trong thời gian đăng ký tạm ngừng kinh doanh có thời hạn, doanh nghiệp không được phép phát sinh hoạt động mua bán, do đó hệ thống sẽ tạm ngừng tiếp nhận hóa đơn điện tử.
4. Bị cưỡng chế nợ thuế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn: Đây là biện pháp cưỡng chế hành chính mạnh mẽ theo quyết định của cơ quan thuế khi doanh nghiệp chây ỳ, nợ tiền thuế quá hạn quy định.
5. Sử dụng hóa đơn để bán hàng lậu, hàng giả, hàng cấm: Trường hợp doanh nghiệp bị cơ quan chức năng (Công an, Quản lý thị trường, Hải quan...) phát hiện và thông báo cho cơ quan thuế về hành vi dùng hóa đơn điện tử để hợp thức hóa hàng nhập lậu, hàng cấm, hàng giả hoặc xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ.
6. Lập hóa đơn khống để chiếm đoạt tiền hoặc theo yêu cầu của cơ quan điều tra: Hành vi xuất hóa đơn nhưng không có giao dịch mua bán thực tế (bán khống) nhằm trục lợi, hoàn thuế khống, hoặc khi có văn bản đề nghị chính thức từ Cơ quan điều tra, Viện kiểm sát, Tòa án.
7. Không đáp ứng điều kiện kinh doanh ngành nghề có điều kiện: Doanh nghiệp bị cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc cơ quan quản lý chuyên ngành yêu cầu tạm ngừng hoạt động do vi phạm pháp luật về thuế, hóa đơn hoặc không còn đủ điều kiện hoạt động.
8. Thay đổi ngành nghề không còn phù hợp với máy tính tiền: Người nộp thuế đang áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng thay đổi mô hình, ngành nghề kinh doanh dẫn đến không còn đáp ứng điều kiện sử dụng loại hóa đơn đặc thù này.
9. Thông tin đăng ký thuế của hộ kinh doanh không khớp với CSDL quốc gia về dân cư: Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đăng ký thuế trước ngày 01/7/2025, nếu thông tin không trùng khớp với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và không thực hiện cập nhật, bổ sung trong vòng 10 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo của cơ quan thuế.
10. Xác định có hành vi trốn thuế hoặc thành lập doanh nghiệp để mua bán hóa đơn: Cơ quan thuế qua công tác thanh tra, kiểm tra xác định người nộp thuế có hành vi trốn thuế, hoặc doanh nghiệp được lập ra chỉ với mục đích mua bán, sử dụng hóa đơn điện tử bất hợp pháp.
11. Thuộc diện rủi ro cao về thuế và hóa đơn: Người nộp thuế bị phân loại thuộc nhóm rủi ro cao theo tiêu chí quy định tại Thông tư 94/2026/TT-BTC và bị áp dụng biện pháp ngăn chặn ngừng sử dụng hóa đơn.

Quy Trình Xử Lý Và Cơ Hội Giải Trình Cho Doanh Nghiệp

Điểm tiến bộ vượt trội của Thông tư 91/2026/TT-BTC so với các quy định cũ là việc thiết lập một quy trình xử lý minh bạch, nhân văn, trao cơ hội tự bảo vệ cho người nộp thuế trước khi đưa ra quyết định xử phạt cuối cùng:

• Ngừng tiếp nhận tự động: Đối với các trường hợp rõ ràng như chấm dứt hiệu lực mã số thuế, tạm ngừng kinh doanh hoặc có quyết định cưỡng chế, Hệ thống thông tin quản lý thuế sẽ tự động ngừng tiếp nhận và gửi thông báo điện tử ngay cho người nộp thuế.
• Quy trình giải trình 3 ngày làm việc: Đối với các trường hợp phát hiện dấu hiệu rủi ro cao hoặc nghi ngờ vi phạm, cơ quan thuế không khóa hóa đơn ngay mà sẽ gửi thông báo yêu cầu giải trình. Doanh nghiệp có 03 ngày làm việc để nộp văn bản giải trình, cung cấp tài liệu chứng minh hoạt động kinh doanh là hợp pháp.
• Cơ hội giải trình lần hai: Nếu giải trình lần đầu chưa đủ thuyết phục, cơ quan thuế tiếp tục gửi thông báo yêu cầu bổ sung thông tin lần hai. Chỉ khi doanh nghiệp không giải trình hoặc giải trình không đạt yêu cầu sau hai lần thông báo, cơ quan thuế mới chính thức ban hành quyết định ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.

"Việc đan cài quy trình giải trình hai bước giúp hạn chế tối đa tình trạng khóa nhầm hóa đơn của các doanh nghiệp làm ăn chân chính, đồng thời tạo hành lang pháp lý bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người nộp thuế."

Làm Thế Nào Để Khôi Phục Quyền Sử Dụng Hóa Đơn Điện Tử?

Theo quy định tại khoản 3 Điều 8 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người nộp thuế sẽ được khôi phục quyền sử dụng hóa đơn điện tử khi đáp ứng các điều kiện sau:

• Doanh nghiệp nộp thông báo hoạt động trở lại trước thời hạn tạm ngừng kinh doanh.
• Được cơ quan thuế chấp thuận khôi phục hiệu lực mã số thuế sau khi khắc phục các vi phạm hành chính.
• Quyết định cưỡng chế nợ thuế hết hiệu lực (doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế vào ngân sách nhà nước).
• Cơ quan thuế xác định doanh nghiệp đã khắc phục các yếu tố rủi ro cao về thuế, hóa đơn hoặc có văn bản thông báo khôi phục từ cơ quan có thẩm quyền.

Để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn dưới bối cảnh siết chặt quản lý từ ngày 01/7/2026, các doanh nghiệp cần chủ động rà soát thông tin đăng ký thuế, chuẩn hóa dữ liệu hóa đơn đầu vào - đầu ra, và đặc biệt là phản hồi nhanh chóng, chuyên nghiệp trước mọi thông báo yêu cầu giải trình từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp.