Chính phủ đã chính thức ban hành Nghị định 197/2026/NĐ-CP quy định về Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo. Đây được coi là một bước đột phá mạnh mẽ trong tiến trình chuyển đổi số ngành thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo tại Việt Nam. Điểm nổi bật nhất của quy định mới này là việc cho phép người dân trực tiếp theo dõi, giám sát toàn bộ quá trình xử lý hồ sơ của mình trên môi trường số thông qua một mã vụ việc duy nhất.

Bước ngoặt số hóa trong công tác tiếp công dân và giải quyết khiếu nại

Theo quy định tại Điều 3 Nghị định 197/2026/NĐ-CP, Cơ sở dữ liệu quốc gia về tiếp công dân, xử lý đơn, giải quyết khiếu nại, tố cáo được xây dựng và quản lý tập trung, thống nhất trên phạm vi toàn quốc. Hệ thống này được thiết lập nhằm phục vụ việc thu thập, lưu trữ, quản lý, kết nối, chia sẻ và khai thác dữ liệu một cách đồng bộ.

Đặc biệt, dữ liệu trong hệ thống được cập nhật theo thời gian thực và có giá trị pháp lý theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Điều này đồng nghĩa với việc các thông tin, tài liệu số hóa trên hệ thống có thể được khai thác, sử dụng thay thế hoàn toàn cho văn bản giấy trong trường hợp đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tính toàn vẹn, xác thực và khả năng truy cập.

Mỗi vụ việc một mã định danh duy nhất: Người dân làm trung tâm giám sát

Nhằm hiện thực hóa nguyên tắc lấy người dân làm trung tâm, khoản 5 Điều 4 Nghị định 197/2026/NĐ-CP khẳng định việc xây dựng và vận hành Cơ sở dữ liệu phải bảo đảm cho phép người dân theo dõi, giám sát quá trình xử lý vụ việc của mình trên môi trường số. Người dân không còn phải đi lại nhiều lần hay mòn mỏi chờ đợi thông tin phản hồi từ cơ quan chức năng.

Cụ thể, theo Điều 13 Nghị định 197/2026/NĐ-CP, mỗi vụ việc khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh sau khi được tiếp nhận phải được lập thành hồ sơ điện tử và được cấp một mã vụ việc duy nhất. Mã vụ việc này sẽ đi theo hồ sơ trong suốt quá trình tiếp nhận, xử lý, giải quyết, công khai và lưu trữ. Đây chính là "chìa khóa" để người dân chủ động tra cứu tình trạng xử lý hồ sơ của mình mọi lúc, mọi nơi.

Song song với đó, Điều 14 Nghị định 197/2026/NĐ-CP cũng quy định rõ cơ quan, người có thẩm quyền phải thông báo cho người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh về việc tiếp nhận, thụ lý, chuyển đơn và kết quả giải quyết. Phương thức thông báo được đa dạng hóa thông qua hệ thống điện tử, tin nhắn SMS, thư điện tử (email) hoặc các phương thức phù hợp khác, giúp người dân tiếp cận thông tin một cách nhanh chóng nhất.

Cập nhật dữ liệu thời gian thực và cơ chế tự động cảnh báo quá hạn

Để đảm bảo tính chính xác và kịp thời của thông tin, khoản 1 Điều 7 Nghị định 197/2026/NĐ-CP yêu cầu cơ quan có thẩm quyền phải cập nhật dữ liệu ngay từ thời điểm tiếp nhận khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh và tiếp tục cập nhật liên tục trong toàn bộ quá trình xử lý vụ việc. Bất kỳ hành vi không cập nhật hoặc cập nhật chậm trễ đều có thể bị xem xét xử lý trách nhiệm nghiêm khắc theo mức độ vi phạm.

Đáng chú ý, hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia này còn được tích hợp công nghệ thông minh. Theo khoản 3 Điều 9 Nghị định 197/2026/NĐ-CP, hệ thống có chức năng tự động theo dõi tiến độ xử lý và phát ra cảnh báo đối với các trường hợp có dấu hiệu quá thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật. Toàn bộ quy trình từ tiếp nhận, phân loại, thụ lý, xác minh, đối thoại cho đến khi ban hành kết quả giải quyết cuối cùng đều được giám sát chặt chẽ trên môi trường số, hạn chế tối đa sự can thiệp thủ công hay chậm trễ vô lý.

Thẩm quyền và phạm vi khai thác Cơ sở dữ liệu quốc gia

Nghị định cũng phân định rõ ràng thẩm quyền khai thác dữ liệu nhằm bảo đảm an toàn thông tin và an ninh mạng. Các lãnh đạo cấp cao của Đảng và Nhà nước như Tổng Bí thư, Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ, Chủ tịch Quốc hội có quyền yêu cầu cung cấp thông tin, dữ liệu trong phạm vi toàn quốc. Các cơ quan kiểm tra, thanh tra, văn phòng các cấp cũng được phân quyền khai thác phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao.

Đối với người dân, bên cạnh quyền tra cứu tiến độ vụ việc của mình, công dân hoàn toàn có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước cung cấp thông tin cá nhân của mình được lưu trữ trong hệ thống, đồng thời có quyền yêu cầu xem xét, cập nhật, sửa đổi hoặc bổ sung nếu phát hiện thông tin có sai sót.

Nghị định 197/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2026, hứa hẹn sẽ tạo nên một bước chuyển biến mạnh mẽ, nâng cao tính công khai, minh bạch và hiệu quả trong công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo trên cả nước.